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Procrastinação ou “a arte de deixar para amanhã”

26 de dezembro de 2011 1 comentário

Via Gestão do Tempo

Procrastinação ou “a arte de deixar para amanhã” é algo corriqueiro e que atrapalha (muito!) o nosso dia-a-dia, à medida que tudo se acumula. Um grande problema para a organização, gestão do tempo e produtividade.

Nesse artigo procuro passar o que eu já vi e vivi sobre o assunto, completo com dicas que funcionaram para mim e para colegas que conseguiram vencer ou ao menos diminuir esse mau hábito.

 

O que é a procrastinação (e por que ela incomoda)

Assim como a GTD é “A arte de fazer acontecer”, procrastinar é “a arte de deixar para amanhã”. Quantas vezes não adiamos o que temos a fazer? Por que é tão difícil seguir o que diz o ditado “não deixe para amanhã o que pode fazer hoje”?

O fato é que procrastinar é adiar algo que, em um futuro próximo, irá se tornar uma urgência. Esse “algo” precisará ser feito com menor planejamento, maior pressão e muitas vezes fora do horário em que deveria ser feito. Isso explica em parte as jornadas de trabalho estendidas no escritório ou em casa. Explica também porque temos que fazer coisas pessoais no horário do trabalho ou da aula.

Além de tudo, a procrastinação atrapalha demais a gestão de tempo, uma vez que a lista de “próximas ações” vai ficando grande, a ponto de causar desmotivação e começar a mostrar desconforto, ansiedade e descontrole.

A Wikipedia tem uma definição execelente:

Procrastinação é o diferimento ou adiamento de uma ação. Para a pessoa que está procrastinando, isso resulta em estresse, sensação de culpa, perda de produtividade e vergonha em relação aos outros, por não cumprir com suas responsabilidades e compromissos.

Adiar é o mesmo que procrastinar?

Confesso: a imagem que ilustra esse artigo é mera provocação.

Adiar pode (mas não deve) ser procrastinação.

Você pode adiar um projeto, você pode adiar uma tarefa porque está muito sobrecarregado, ela não faz parte de suas prioridades e há como cumprí-la mais tarde sem correr riscos.

Procrastinar é  quando você adia algo que poderia fazer hoje, evitando cumprir o que você precisa  fazer. O próximo ítem explica melhor…

O que leva a procrastinar

O procrastinador crônico, aquele que sempre adia e nunca entrega, sempre tem desculpas para se explicar.

Pensando mais a fundo, podemos chegar em uma lista de “grandes motivos”. Eles estão abaixo. No item seguinte estão dicas de como vencê-los:

  • Excesso de confiança ou otimismo: é a vulgar “síndrome do estudante”. O sujeito se convence de que consegue fazer a tarefa muito mais rápido do que o tempo que lhe foi delegado. Se tem 5 dias de prazo, ele começará a fazer na véspera ou, pior ainda, no dia da entrega;
  • Dificuldades, como tarefas longas, tarefas  complexas ou falta de conhecimento;
  • Perfeccionismo: a vontade de fazer tudo com perfeição acaba levando o sujeito a procrastinar. É isso que normalmente  acontece quando alguém diz “-Só vou começar quando eu souber tudo sobre X” ou “-Estou procurando a melhor ferramenta para Y”. Já vi muita gente dizer que não fala Inglês porque “via se matricular no semestre que vem em um curso” ou que não usa a GTD “porque está procurando a melhor ferramenta”;
  • Hostilidade: quando não gostamos do tema, quando não gostamos da pessoa que nos pediu ou mesmo casos de vitimização (“eu estou sempre ocupado”) ou pura preguiça, costumamos procrastinar.

 

Dicas para evitar a procrastinação e ser mais efetivo

Aqui vão algumas dicas que me ajudam a não procrastinar e que já vi ajudarem outros colegas que me traziam o problema e contaram como resolveram:

  • Tenha objetivos e metas: muita gente fica à deriva, levados pela maré. Qual o seu objetivo? Aumento? Reconhecimento? Promoção? Tapa das costas? Ter mais tempo livre? Buque sempre a sua motivação, ela levará você ao seu objetivo e é uma arma poderosa para evitar a procrastinação. Eu costumo deixar à mão uma imagem de algo que quero comprar ou que quero alcançar. Sempre que perco o foco, esse estímulo me faz retomá-lo;
  • Antes de exceder, procure concluir. Por incrível que pareça, muitas vezes atrasamos ou entregamos pela metade porque nos esforçamos muito mais em entregar algo perfeito, esquecendo-se dos prazos e do que deve ser realmente feito. O ideal é fazer o contrário: primeiro se tenta acabar (mas acabar bem-feito, com qualidade, no prazo e cobrindo o que era esperado) para depois, se sobrar tempo, aprimorar a entrega. Já vi muita gente que não consegue terminar uma apresentação porque perdeu tempo escolhendo o template mais bonito e as animações mais interessantes, mas esqueceu de fazer o conteúdo inteiro;
  • Planeje hoje o que você fará amanhã. Comece o dia com uma lista do que deve fazer hoje (recomendações aqui e aqui). Termine o dia vendo o que não pôde ser  feito hoje e planeje o que você fará amanhã. Alinhe as tarefas com seus objetivos e metas.  Atente-se aos prazos. Costumo fazer um planejamento diário e já ver se algo pode sair do planejado, tentando me preparar para resolver logo. Algo que é importante no planejamento é deixar algum tempo para imprevistos – como atividades urgentes que aparecem por motivos de força maior;
  • Dividir para conquistar: tarefas grandes e complexas podem ser “quebradas” em tarefas menores e mais fáceis. “Escrever uma proposta comercial” pode ser complexo, mas pode ser “quebrado” em “apresentar a empresa”, “escrever o problema a resolver”, “escrever a solução proposta” e “custos e cronograma”. Se ainda não ficou fácil, você pode quebrar em tarefas ainda menores;
  • Foco e tomates: quando estiver executando algo, procure marcar um tempo onde você ficará focado. Com isso você consegue afastar as distrações, “adiando-as” para logo que o prazo que você estipulou terminar (sim, existe procrastinação positiva, mas são exceções!). Há uma técnica chamada “Five Minutes Focus” que prega que você deve ficar focado por 5 minutos. Eu já prefiro a Pomodoro Technique (já escrevi sobre, aqui), a técnica permite que você varie o tempo que dedica. Costumo usar intervalos de 20 minutos ao invés dos 25 “originais”.

Leitura recomendada

O site australiano Learning Fundamentals tem um workshop interessante chamado Procastination Buster. No site eles divulgam um mapa mental interessante e que é perfeitamente adaptável à vida profissional (ele foi escrito para estudantes). Aqui.

O blog do Christian Barbosa, o guru brasileiro que me fez conhecer a arte de gestão de tempo, tem um artigo contundente, “Quem Quer Faz. Quem não quer arruma uma desculpa.”. Aqui.

Há um artigo interessante da California Polytechnic State University. Um pouco longo, mas com boas dicas. Aqui.

O blog de Scott H Young, autor de livros sobre produtividade e efetividade, tem dois posts interessantes. Aqui.

O artigo da Wikipedia citado no início do artigo pode ser acessado aqui.

Existe até piada sobre o tema. O blog de Ehdom, um estudante norte-americano, tem um fluxograma de procrastinação (procastination flowchart) para “orientar” quem se interessa aqui.

Planejamento Pessoal e Profissional

18 de agosto de 2010 Deixe um comentário

Acho que nunca vivi os versos da canção: “todo dia ela faz tudo sempre igual…”. Com a velocidade em que as coisas estão, muitas vezes tenho a sensação de que as 24 horas do dia são insuficientes para o volume de atividades que tenho para fazer.

Mestrado, faculdade, amigos, família; é tanta coisa que confesso que muitas vezes me vejo sem saber por onde começar.

Em horas como essas, a palavrinha “planejamento” sempre vem a minha mente. Afinal, qual a importância de planejar?

Segundo Kunsch, “para as organizações o planejamento é importante porque permite um redimensionamento contínuo de suas ações presentes e futuras. Possibilita conduzir os esforços para objetivos pré-estabelecidos, por meio de uma estratégia adequada e uma aplicação racional dos recursos disponíveis.”

Saindo do foco das organizações, encontrei uma matéria muito interessante da @vocesacom Gustavo Cerbasi e Christian Barbosa, autores do livro “Mais tempo, mais dinheiro” (Editora Thomas Nelson), que trata exatamente deste tema.

Eles formularam um interessante método para ajudar as pessoas a organizar as finanças pessoais e as atividades profissionais. E adivinhem qual é a base desse método? PLANEJAMENTO. Segundo eles, elaborar um diagnóstico que contemple suas aspirações pessoais, além de descobrir em que você gasta seu dinheiro e tempo é o primeiro passo a ser dado. Definir prioridades, fazer escolhas e eliminar barreiras à produtividade pessoal e à poupança familiar. Será mesmo? Preciso ler esse livro!

Para mim, o momento mais crítico ao elaborar um planejamento, seja no campo pessoal ou profissional, é a definição do que é mais importante. Porque tudo que tenho a fazer é importante e urgente!

Mas aí vêm as dicas:

1)    Defina seus objetivos;

2)    Elabore projetos de curto, médio e longo prazo;

3)    Crie tarefas com prazos para realizar visando o alcance desses projetos e objetivos.

E você,já está convencido de que planejar é o melhor negócio?

Brainstorm e planejamento semanal

1 de agosto de 2008 5 comentários


Caros leitores depois de ver essa dica no blog da Bia Kunze, a Garota Sem Fio passei a utilizar o brainstorm semanal o que tem me ajudado bastante na hora de dividir as minhas tarefas.
Brainstorm nada mais é que colocar no papel tudo aquilo que precisa ser feito ao longo do dia, (no nosso caso o que precisa ser feito na semana). Inclui-se ai: reuniões, trabalhos da faculdade, estágio, lazer, idas a biblioteca, leitura de artigos e livros etc.
Gerenciar essa rotina acaba sendo muito complicado quando não se tem disciplina nem planejamento de atividades, eu utilizo um gerenciador pessoal chamado Papyrus junto ao calendário do meu smartfone Nokia N70 (plataforma Symbian S60 2nd) esse programa funciona perfeitamente e ajuda bastante ao me programar ao longo do dia.
Outra ferramenta interessante é o Calendar da Google com ele você pode ter uma agenda pessoal e de compromissos em ambiente web e no caso de smartfones é possivel sincronizar os dados com o Outlook, assim você sempre terá uma agenda bem organizada e atualizada e com isso um grande ganho de tempo.
Uma dica dada pela Bia foi categorizar as atividades, eu explico:
Se por acaso você tenha que resolver coisas na rua seria interessante criar uma entrada @rua
e vincular a essa entrada todas as atividades que precisam ser realizadas na rua, por exemplo:
@rua – Pagar conta de luz
@rua – Ir ao banco
@rua – Compra material de escritório
Com isso é possível realizar todas as atividades de forma muito mais eficiente,
outra dica é categorizar atividades como:
@ler – estudar para a prova de Redes e Sistemas de Informação
@pc – normalizar monografia do cliente
@internet – fazer levantamento bibliográfico
existe uma diferença básica entre as categorias @pc e @internet na primeira a minha atividade não depende do uso da conexão com isso eu me concentro apenas no que é mais importante e não me disperso navegando na rede
Vale lembrar que cada pessoal tem seu metodo particular de se “auto-gerenciar” mas tentem seguir essas dicas, vocês nem imaginam quanto tempo irão ganhar…
E quem é profissional liberal como eu sabe o quanto é importante ter uma agenda que funcione.

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