GED, taxonomia e ontologia nas empresas

O gerenciamento eletrônico de documentos, que hoje controla o fluxo de trabalho em grandes empresas, organiza e classifica a informação com os mesmos conceitos usados por bibliotecas milenares.

O gerenciamento eletrônico de documentos é um conjunto de métodos que permitem gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos através de um sistema digital.

Com o GED nós podemos tramitar documentos e informações e atribuir permissões e perfis de competências. Por exemplo: uma empresa de engenharia que lida com plantas em grandes formatos (A0, por exemplo) pode digitalizá-las, criar um controle de versões e compartilhá-las. Deste modo poderá, de acordo a necessidade, gerar cópias controladas desse documento.

Imagine como uma empresa petroquímica, com centenas de dutos e encanamentos por onde passam toneladas de produtos, precisa de plantas detalhadas e atualizadas desta estrutura. O GED reduz custos e favorece o compartilhamento de informações. Pode, por exemplo, gerar cópias. Mas como funcionam essas cópias?

Para controlar a integridade da informação, apenas usuários com perfis específicos podem alterar e imprimir tais documentos e para isso existem etapas:

  • 1. É feita uma proposta de alteração ou criação do documento, norma etc.;
  • 2. A proposta é analisada e são feitas críticas;
  • 3. A pessoa designada para tal começa a elaborar o documento;
  • 4. O documento passa pelos avaliados e comissão técnica;
  • 5. Se aprovado ele passa pela direção ou presidência que irá homologar
  • 6. Após a homologação o documento é liberado no sistema e a versão anterior é substituída.

Workflow é registrado

Em se tratando de documentos legais, as imagens precisam ser rasterizadas. Ou seja, é criado um bitmap que não permite a manipulação por vetores (vetorização). Deste modo temos uma imagem teoricamente impassível de ser fraudada.

Todo o trâmite do documento é registrado no sistema: data e hora da atribuição, envio, saída para homologação etc. Por isso os sistema de GED trabalham com workflows e controlam o fluxo de trabalho, mediante permissões e competências.

E para que os documentos eletrônicos sejam recuperáveis é preciso criar esquemas de indexação, com levantamento de termos e taxonomias e, em caso mais complexo, o uso de ontologias.

Taxonomia

De forma mais genérica, podemos dizer que taxonomia é uma classificação. Porém a taxonomia trata de uma estrutura de organização baseada na hierarquia – vai do geral para o específico, do maior para o menor, do menos complexo para o mais complexo. Continuar lendo