O que é o método GTD?

Algumas pessoas no Twitter e no Linkedin me mandaram mensagens perguntando mais sobre a metodologia do GTD que usei no período do mestrado. Por isso compartilho este post da Thaís Godinho do Vida Organizada ela apresenta o método de forma bem simples e clara 😉

O método “GTD” (abreviação de “Getting Things Done”) é um método de organização e produtividade pessoal criado por um rapaz chamado David Allen. o objetivo principal é “esvaziar a sua mente” para aliviar todo o estresse acumulado por tanta informação. Ensina como agir de forma eficaz e com o mínimo de tensão com as tarefas do dia-a-dia, sistemas de arquivamento etc.

Para quem tiver interesse em conhecer o método por completo, ele está descrito em seu livro “A Arte de Fazer Acontecer“. Aqui vou dar um resumo para que vocês tenham idéia do que se trata.

Esse sistema é baseado no seguinte organograma (em inglês):

(clique na imagem para ampliá-la)

O interessante mesmo é ler o livro e saber como você pode aplicar o método no seu dia-a-dia. Aos poucos, vou colocando algumas dicas aqui neste blog, mas é importante salientar que é recomendável a leitura do próprio autor, assim como a implementação do sistema completo, para que ele funcione efetivamente.

Site do David Allen
www.davidco.com

A Metodologia GTD de Gestão do Tempo de David Allen

Getting Things Done, cuja abreviação é GTD, é um método de gerenciamento de ações que dá nome ao livro de David Allen. No Brasil este livro foi inicialmente lançado em 2001 com o título “Produtividade Pessoal – A arte da produtividade sem stress”. Em 2005 o livro foi relançado com o título “A Arte de Fazer Acontecer – Uma Fórmula Anti-stress para Estabelecer Prioridades e Entregar Soluções no Prazo”.

No vídeo a baixo vocês encontrarão um síntese da metodologia do Allen

Wunderlist 3 – Sendo produtivo utilizando listas de tarefas

Olá caros leitores,

Hoje vou falar um pouco do Wunderlist – uma poderosa lista de tarefas, lembretes e afazeres – que recentemente lançou sua terceira versão.

Quando tive o primeiro contato com a ferramenta fiquei impressionado com a mesma. Pois adoto a metodologia do Getting Things Done – GTD nas minhas atividades. Inclusive ministrei um curso sobre produtividade móvel, no qual apresentei o Wunderlist 2 – confira aqui

Pois bem… O Wunderlist 3 permite que você crie listas e gerencie suas tarefas e de sua equipe e mantenha o acompanhamento das mesmas.c

Algo que acho fundamental é a possibilidade de definir prazos, lembretes e sub-atividades e atribuí-las à pessoas específicas. Tudo isso em tempo real, por meio do sincronismo entre dispositivos.

Este é outro ponto forte da aplicação: grande variedade de plataformas disponíveis: iOS, Android, Mac, Windows, Chromebook, Kindle Fire, e web (além de ad-ons para navegadores) Os produtores anunciaram que estão trabalhando na versão para Windows 8 e Windows Phone 8.

 

Como utilizar as listas e ser mais produtivo?

 

Quando estamos trabalhando em um projeto, ou organizando uma festa temos uma série de passos que precisam ser executados para que possamos realizá-los. E o controle eficiente dessas atividade  torna todo o processo mais racional.

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A metodologia do GTD foi fundamental na época em que fiz o mestrado. Para cada disciplina eu tinha um conjunto de atividades, seminários, artigos para ler e escrever, além dos eventos a participar, e sem esquecer da dissertação (a final todo trabalho é direcionado para ela) 

Então foi importantíssimo gerenciar as fases do projeto de pesquisa:

  • Levantamento bibliográfico;
  • Seleção de material;
  • Leitura dos artigos, anais de congresso, livros,
    anotações, teses e dissertações;
  • aulas do tirocínio na graduação (sim! precisamos planejar e ministrar aulas também);
  • Definir referencial teórico;
  • Fazer fichamentos;
  • Definir metodologia;
  • Definir amostra;
  • Elaborar instrumento de coleta de dados;
  • Testar o instrumento de coleta de dados;
  • Escrever capítulos da dissertação;
  • Aplicar o instrumento de coleta de dados;
  • Fazer análise e discussão dos dados;
  • Preparar considerações finais;
  • Normalizar segundo a ABNT;
  • Preparar para entregar a banca.

Estas foram as macro atividades no prazo de 24 meses, não contemplando as sub-atividades de cada elemento. Ou seja, sem o controle eficiente todo o processo seria bem conturbado se eu não tivesse aplicado uma metodologia de trabalho, definir prazos e realizá-los.

O Wunderlist ajudou muito no meu gerenciamento definindo prioridades e alertas a medida que a deadline se aproximava.

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As principais vantagens do Wunderlist 3 no GTD são:

  • Partilhar as suas listas com colegas, amigos e família;
  • Hospedar todas as suas comunicações num local, acessível a todos;
  • Sincronizar as suas listas de forma perfeita em todos os seus dispositivos;
  • Adicionar um lembrete para garantir que nenhuma tarefa é esquecida;
  • Definir datas de entrega para que não falhe nenhum prazo;
  • Adicionar anotações para garantir que todas as suas ideias são guardadas;
  • Atualizações através de tecnologia push, endereço eletrónico e notificações na aplicação;
  • Utilizar # hashtags (palavras-chave) para adicionar mais contexto às suas tarefas;
  • Imprimir as suas tarefas e as suas listas com apenas um clique.

Para mais informações e baixar ou acessar o Wunderlist 3 visite: Wunderlist

Como se livrar da Ansiedade de Informação

por Mauro Amaral

Com pequenas mudanças nos seus hábitos online é possível tornar seu dia mais produtivo

A informação está em todos os lugares: no seu celular, notebook, tablet. Se antigamente só o Orkut já tinha o poder de nos viciar, como administrar a quantidade de redes sociais disponíveis e as várias contas de email que criamos?

O desejo por informação está enraizado na nossa busca por notícias e novidades em nossos perfis online – sem contar quando a informação aparece mesmo sem ser solicitada na forma de pop-ups e notificações.

A nossa atenção acaba ficando voltada exclusivamente para o computador – e quando estamos longe dele parece que nos desconectamos do mundo.

O diagnóstico

Será que sua relação com a informação é normal ou você pode se considerar um ansioso? Vamos aos principais sintomas!

  • Ao acordar, e antes de dormir, tem o hábito de verificar seus emails e redes sociais;
  • Não consegue largar o computador para fazer outras atividades, como exercícios físicos, ou encontrar pessoas;
  • Está sempre mexendo no celular quando está longe de casa ou do trabalho;
  • Vive criando posts no Facebook ou Twitter, mesmo quando está com outras pessoas;
  • Fica ansioso se está completamente desconectado por alguns minutos;
  • Não consegue se imaginar desconectado ao longo de um dia inteiro.

Se você se encontrou em uma ou mais dessas situações, e quer mudar, aprenda algumas técnicas que vão te ajudar a lidar com seu tempo online sem exageros.

Mudanças simples na rotina

Pequenas atitudes são essenciais para a mudança, e você pode começá-las hoje mesmo. Para descobrir quais são seus maiores vícios, anote quais sites você verifica com frequência, e faça uma marca cada vez que você acessá-los. Assim você pode avaliar os seus hábitos.

Antes de checar seu perfil no Facebook, por exemplo, num ímpeto, faça uma pausa de um segundo e pergunte a você mesmo “Eu realmente preciso fazer isso? Por que?”. Osvícios são atitudes que tomamos sem pensar, automaticamente. A pausa não significa que você não vai acessar a sua página, mas o fará de forma consciente.

Outra dica é fazer pausas de 10 minutos a cada hora em frente ao computador para tarefas simples como escrever em um caderno, arrumar a casa e beber água.

Organize-se!

Determine um intervalo para verificar emails e redes sociais, como por exemplo, 15 minutos duas vezes ao dia. Esse limite permite que você desfrute dessas ferramentas, mas também tenha tempo para outras atividades.

Agende também algum tempo para ficar completamente desconectado. Aproveite para praticar exercícios físicos, encontrar amigos, ou passar um tempo com você mesmo, sem cair na tentação de pegar o celular.

Além disso, é importante definir quais fontes de informação são realmente fundamentais. Ao invés de ler 50 blogs que chamam a sua atenção de alguma forma, escolha apenas 10 que valham a pena.

O objetivo não é fazer com que você se desconecte de tudo. Mas sim aprender a usar o que a internet tem a oferecer de forma eficiente.

Aproveite sua passadinha nas redes sociais e conte pra gente as suas novas atitudes!

Publicado em: Carreira Solo

Procrastinação ou “a arte de deixar para amanhã”

Via Gestão do Tempo

Procrastinação ou “a arte de deixar para amanhã” é algo corriqueiro e que atrapalha (muito!) o nosso dia-a-dia, à medida que tudo se acumula. Um grande problema para a organização, gestão do tempo e produtividade.

Nesse artigo procuro passar o que eu já vi e vivi sobre o assunto, completo com dicas que funcionaram para mim e para colegas que conseguiram vencer ou ao menos diminuir esse mau hábito.

 

O que é a procrastinação (e por que ela incomoda)

Assim como a GTD é “A arte de fazer acontecer”, procrastinar é “a arte de deixar para amanhã”. Quantas vezes não adiamos o que temos a fazer? Por que é tão difícil seguir o que diz o ditado “não deixe para amanhã o que pode fazer hoje”?

O fato é que procrastinar é adiar algo que, em um futuro próximo, irá se tornar uma urgência. Esse “algo” precisará ser feito com menor planejamento, maior pressão e muitas vezes fora do horário em que deveria ser feito. Isso explica em parte as jornadas de trabalho estendidas no escritório ou em casa. Explica também porque temos que fazer coisas pessoais no horário do trabalho ou da aula.

Além de tudo, a procrastinação atrapalha demais a gestão de tempo, uma vez que a lista de “próximas ações” vai ficando grande, a ponto de causar desmotivação e começar a mostrar desconforto, ansiedade e descontrole.

A Wikipedia tem uma definição execelente:

Procrastinação é o diferimento ou adiamento de uma ação. Para a pessoa que está procrastinando, isso resulta em estresse, sensação de culpa, perda de produtividade e vergonha em relação aos outros, por não cumprir com suas responsabilidades e compromissos.

Adiar é o mesmo que procrastinar?

Confesso: a imagem que ilustra esse artigo é mera provocação.

Adiar pode (mas não deve) ser procrastinação.

Você pode adiar um projeto, você pode adiar uma tarefa porque está muito sobrecarregado, ela não faz parte de suas prioridades e há como cumprí-la mais tarde sem correr riscos.

Procrastinar é  quando você adia algo que poderia fazer hoje, evitando cumprir o que você precisa  fazer. O próximo ítem explica melhor…

O que leva a procrastinar

O procrastinador crônico, aquele que sempre adia e nunca entrega, sempre tem desculpas para se explicar.

Pensando mais a fundo, podemos chegar em uma lista de “grandes motivos”. Eles estão abaixo. No item seguinte estão dicas de como vencê-los:

  • Excesso de confiança ou otimismo: é a vulgar “síndrome do estudante”. O sujeito se convence de que consegue fazer a tarefa muito mais rápido do que o tempo que lhe foi delegado. Se tem 5 dias de prazo, ele começará a fazer na véspera ou, pior ainda, no dia da entrega;
  • Dificuldades, como tarefas longas, tarefas  complexas ou falta de conhecimento;
  • Perfeccionismo: a vontade de fazer tudo com perfeição acaba levando o sujeito a procrastinar. É isso que normalmente  acontece quando alguém diz “-Só vou começar quando eu souber tudo sobre X” ou “-Estou procurando a melhor ferramenta para Y”. Já vi muita gente dizer que não fala Inglês porque “via se matricular no semestre que vem em um curso” ou que não usa a GTD “porque está procurando a melhor ferramenta”;
  • Hostilidade: quando não gostamos do tema, quando não gostamos da pessoa que nos pediu ou mesmo casos de vitimização (“eu estou sempre ocupado”) ou pura preguiça, costumamos procrastinar.

 

Dicas para evitar a procrastinação e ser mais efetivo

Aqui vão algumas dicas que me ajudam a não procrastinar e que já vi ajudarem outros colegas que me traziam o problema e contaram como resolveram:

  • Tenha objetivos e metas: muita gente fica à deriva, levados pela maré. Qual o seu objetivo? Aumento? Reconhecimento? Promoção? Tapa das costas? Ter mais tempo livre? Buque sempre a sua motivação, ela levará você ao seu objetivo e é uma arma poderosa para evitar a procrastinação. Eu costumo deixar à mão uma imagem de algo que quero comprar ou que quero alcançar. Sempre que perco o foco, esse estímulo me faz retomá-lo;
  • Antes de exceder, procure concluir. Por incrível que pareça, muitas vezes atrasamos ou entregamos pela metade porque nos esforçamos muito mais em entregar algo perfeito, esquecendo-se dos prazos e do que deve ser realmente feito. O ideal é fazer o contrário: primeiro se tenta acabar (mas acabar bem-feito, com qualidade, no prazo e cobrindo o que era esperado) para depois, se sobrar tempo, aprimorar a entrega. Já vi muita gente que não consegue terminar uma apresentação porque perdeu tempo escolhendo o template mais bonito e as animações mais interessantes, mas esqueceu de fazer o conteúdo inteiro;
  • Planeje hoje o que você fará amanhã. Comece o dia com uma lista do que deve fazer hoje (recomendações aqui e aqui). Termine o dia vendo o que não pôde ser  feito hoje e planeje o que você fará amanhã. Alinhe as tarefas com seus objetivos e metas.  Atente-se aos prazos. Costumo fazer um planejamento diário e já ver se algo pode sair do planejado, tentando me preparar para resolver logo. Algo que é importante no planejamento é deixar algum tempo para imprevistos – como atividades urgentes que aparecem por motivos de força maior;
  • Dividir para conquistar: tarefas grandes e complexas podem ser “quebradas” em tarefas menores e mais fáceis. “Escrever uma proposta comercial” pode ser complexo, mas pode ser “quebrado” em “apresentar a empresa”, “escrever o problema a resolver”, “escrever a solução proposta” e “custos e cronograma”. Se ainda não ficou fácil, você pode quebrar em tarefas ainda menores;
  • Foco e tomates: quando estiver executando algo, procure marcar um tempo onde você ficará focado. Com isso você consegue afastar as distrações, “adiando-as” para logo que o prazo que você estipulou terminar (sim, existe procrastinação positiva, mas são exceções!). Há uma técnica chamada “Five Minutes Focus” que prega que você deve ficar focado por 5 minutos. Eu já prefiro a Pomodoro Technique (já escrevi sobre, aqui), a técnica permite que você varie o tempo que dedica. Costumo usar intervalos de 20 minutos ao invés dos 25 “originais”.

Leitura recomendada

O site australiano Learning Fundamentals tem um workshop interessante chamado Procastination Buster. No site eles divulgam um mapa mental interessante e que é perfeitamente adaptável à vida profissional (ele foi escrito para estudantes). Aqui.

O blog do Christian Barbosa, o guru brasileiro que me fez conhecer a arte de gestão de tempo, tem um artigo contundente, “Quem Quer Faz. Quem não quer arruma uma desculpa.”. Aqui.

Há um artigo interessante da California Polytechnic State University. Um pouco longo, mas com boas dicas. Aqui.

O blog de Scott H Young, autor de livros sobre produtividade e efetividade, tem dois posts interessantes. Aqui.

O artigo da Wikipedia citado no início do artigo pode ser acessado aqui.

Existe até piada sobre o tema. O blog de Ehdom, um estudante norte-americano, tem um fluxograma de procrastinação (procastination flowchart) para “orientar” quem se interessa aqui.

Faça uma apresentação como Steve Jobs

Por Carmine Gallo

Enquanto a maioria dos apresentadores apenas passa informação, Steve Jobs vai além: ele inspira. Ele vende a carne e o espeto ao mesmo tempo, como um leitor comentou comigo alguns anos atrás.

Analisei suas apresentações e separei dez itens que você pode combinar para deslumbrar seu próprio público. Tenha em mente que Jobs tem refinado suas capacidades ao longo dos anos.

1. Defina o tema.

Toda apresentação precisa de um tema, mas você não precisa identificá-lo no começo. Em 2007, Jobs entregou o tema depois de 20 minutos de apresentação: “Hoje a Apple reinventa o telefone.” Uma vez identificado o tema, explore-o várias vezes durante a apresentação.

2. Demonstre entusiasmo.

Jobs mostra sua paixão por design de computadores. A maioria dos apresentadores tem espaço para adicionar alguma originalidade em suas apresentações. Lembre-se, sua platéia quer ser surpreendida, não cair de tédio. Da próxima vez que preparar uma apresentação, pense em como colocar sua personalidade nela. A maioria dos apresentadores entra em um “modo de apresentação” e procura tirar toda a emoção da fala. Se você não é um entusiasta sobre o tema em questão, como espera que seu público seja?

3. Dê um resumo.

Jobs sempre resume sua apresentação. “Quero falar quatro coisas hoje. Vamos começar com…”. Jobs faz o resumo, verbalmente, abre e fecha cada uma das partes da apresentação e deixa claro a transição entre elas. Faça listas e dê direção à sua platéia.

4. Torne os números significativos.

Quando Jobs anuncia que a Apple vendeu 4 milhões de iPhones, ele não deixa o número sem contexto. Em vez disso, relaciona com outras informações: “Isso são 20 mil iPhones todos os dias, na média”. Em seguida, faz o detalhamento da divisão do mercado americano de smartphones, e a parcela da Apple para mostrar o quão impressionante esse número realmente é. Números não significam muito a menos que sejam colocados em um contexto. Conecte os pontos para seus ouvintes.

5. Tente criar um momento inesquecível.

Este é o momento na sua apresentação em que todos irão falar depois. Toda apresentação do Steve Jobs evolui para uma grande cena. Um clímax. Qual será o momento memorável da sua apresentação? Identifique antes e evolua até ele.

6. Crie slides visuais.

Enquanto a maioria dos apresentadores enche seus slides com dados, textos e gráficos, Jobs faz o oposto. Existe pouco texto em um slide de Steve Jobs. A maioria dos slides simplesmente mostra uma imagem. Por exemplo, sua frase “A primeira coisa que quero falar para vocês hoje …” é acompanhada de um slide com o número 1. Só isso. Apenas o número. Quando Jobs discute um produto específico, como o iPhone, a platéia vê um slide apenas com a imagem do produto.

7. Dê um show.

Uma apresentação do Steve Jobs tem altos e baixos, temas e transições. Ele oferece um show à sua platéia, em vez de simplesmente passar informações. Ele inclui em suas apresentações clipes de vídeo, demonstrações e até convidados com quem divide o palco. Em uma apresentação sua, a platéia ouviu Jim Gianopulos, CEO da Fox Filmed Entertainment e Paul Otellini, CEO da Intel (INTC). Melhore suas apresentações incorporando multimídia, demonstrações ou dando a outros a chance de dizer algumas palavras.

8. Não se aflija com algum pequeno problema.

Mesmo com uma boa preparação, alguma coisa pode dar errado. Em uma apresentação, Jobs iria mostrar algumas fotos ao vivo de um web site, e a tela ficou preta, enquanto Jobs esperava a imagem aparecer. Mas não apareceu. Jobs sorriu e disse, “Bem, acho que o Flickr não está mostrando fotos hoje.” Então ele recapitulou as novas funcionalidades que havia apresentado. Só isso. Nada demais. Eu já vi apresentadores ficarem envergonhados com o menor dos defeitos. Não se aflija. Divirta-se. Poucos vão se lembrar de um defeito pequeno a menos que você chame a atenção deles para isso.

9. Venda o benefício.

Enquanto a maioria dos apresentadores promove funcionalidades dos produtos, Jobs vende os benefícios. Quando apresentou o aluguel de filmes pelo iTunes, Jobs disse “Achamos que existe uma maneira melhor de oferecer filmes a nossos clientes.” Seus ouvintes estão sempre se perguntando: “O que há nisso para mim?” Ouça a pergunta. Não os faça adivinhar. Afirme claramente onde empregar as informações transmitidas

10. Ensaie, ensaie, ensaie.

Steve Jobs faz uma apresentação intrincada com clipes de vídeo, demonstrações e palestrantes de fora. Pessoas de dentro da Apple me disseram que Jobs ensaia a apresentação inteira em voz alta durante muitas horas. Nada vem de graça. Quando Jobs mostra exemplos de filmes que estão disponíveis no novo serviço de aluguel do iTunes, um pôster de um filme em particular aparece no exato momento em que ele começa a falar sobre isso. A apresentação inteira é coordenada. Uma apresentação do Steve Jobs parece sem esforço porque é muito bem ensaiada.

Planejamento Pessoal e Profissional

Acho que nunca vivi os versos da canção: “todo dia ela faz tudo sempre igual…”. Com a velocidade em que as coisas estão, muitas vezes tenho a sensação de que as 24 horas do dia são insuficientes para o volume de atividades que tenho para fazer.

Mestrado, faculdade, amigos, família; é tanta coisa que confesso que muitas vezes me vejo sem saber por onde começar.

Em horas como essas, a palavrinha “planejamento” sempre vem a minha mente. Afinal, qual a importância de planejar?

Segundo Kunsch, “para as organizações o planejamento é importante porque permite um redimensionamento contínuo de suas ações presentes e futuras. Possibilita conduzir os esforços para objetivos pré-estabelecidos, por meio de uma estratégia adequada e uma aplicação racional dos recursos disponíveis.”

Saindo do foco das organizações, encontrei uma matéria muito interessante da @vocesacom Gustavo Cerbasi e Christian Barbosa, autores do livro “Mais tempo, mais dinheiro” (Editora Thomas Nelson), que trata exatamente deste tema.

Eles formularam um interessante método para ajudar as pessoas a organizar as finanças pessoais e as atividades profissionais. E adivinhem qual é a base desse método? PLANEJAMENTO. Segundo eles, elaborar um diagnóstico que contemple suas aspirações pessoais, além de descobrir em que você gasta seu dinheiro e tempo é o primeiro passo a ser dado. Definir prioridades, fazer escolhas e eliminar barreiras à produtividade pessoal e à poupança familiar. Será mesmo? Preciso ler esse livro!

Para mim, o momento mais crítico ao elaborar um planejamento, seja no campo pessoal ou profissional, é a definição do que é mais importante. Porque tudo que tenho a fazer é importante e urgente!

Mas aí vêm as dicas:

1)    Defina seus objetivos;

2)    Elabore projetos de curto, médio e longo prazo;

3)    Crie tarefas com prazos para realizar visando o alcance desses projetos e objetivos.

E você,já está convencido de que planejar é o melhor negócio?